書類の整理と保管の仕方が分からない時は

 

【手順】

整理と保管がされずに書類が増えると、ほとんどの場合 書類は保管スペースがなくなることで横積みにされていくようになります。 まず、書類を第一優先とするならば、ほかのモノを整理してスペースを確保します。 書類も同じように整理するのですが、この時に基準を作ります。 基準となるのは、書類の保存期間です。 書類には発生してから活用され、保存期間を経て廃棄するまでのライフサイクルがあるのです。 このライフサイクルをルール化していないため、 とりあえず、すぐに対応が必要なものだけに作業が振り向けられ、 それ以外の書類は無秩序にたまってしまうのです。 現在所有している書類をすべて見直して、この時点で要るものと要らないものに分けます。 データで保存されているもの、単なるメモ、複製したもので原本があるものなどは廃棄してもいいでしょう。 残った書類は決算月を区切りとして今年の分、1年前の分、2年以上前の分と3つの時系列で分けていきます。 見積書など、数年分が一つのファイルに入っている場合は、各年度ごとにファイルを分けます。 今年度分と1年前の分をオフィスに残し、2年以上前のもので残す必要のあるものは 保存期間とファイル名などを明記したうえで、書類保存箱などに入れ文書庫など別の場所に移します。

 

【ポイント】

これを毎年繰り返すことで、オフィスには今年度分と直近1年分の書類しか残らなくなります。 法定保存期間が決まっている書類などは注意して整理しましょう。

 

【アドバイス】

オフィスの整理収納については

https://www.ssad.jp　をご覧ください。

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プロフィール情報

オフィス環境診断士チーフトレーナー

整理収納アカデミア_マーケティング塾担当講師